Política de Tratamiento de Datos Personales

Educación Orientame

La presente política de Tratamiento de datos personales está elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.

Será aplicada por Educación Orientame respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: Documento generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
e. Dato público: Información no clasificada como semiprivada, privada o sensible según la ley.
f. Dato privado: Información íntima o reservada que solo es relevante para el titular.
g. Datos sensibles: Datos cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen étnico, salud, orientación sexual, creencias, etc.).
h. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por encargo del Responsable.
i. Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
j. Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
k. Tratamiento: Operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.

2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Educación Orientame podrá hacer uso de los datos personales para:

a. Gestionar la relación con personas beneficiarias, voluntarias, donantes, proveedores, contratistas y colaboradores.
b. Proveer servicios y productos requeridos.
c. Informar sobre nuevos productos o servicios o sobre cambios.
d. Evaluar la calidad del servicio.
e. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f. Enviar información comercial, publicitaria o promocional por medios físicos o digitales.
g. Gestionar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
h. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i. Registrar información de personal activo, retirado o pensionado.
j. Otros indicados en autorizaciones otorgadas o en avisos de privacidad.
k. Compartir datos con filiales o terceros ubicados dentro o fuera de Colombia, conforme a esta política.

Datos recolectados en puntos de seguridad, documentos de identificación o videograbaciones serán usados para proteger personas, bienes e instalaciones y podrán usarse como prueba legal.

Educación Orientame no venderá ni divulgará datos personales salvo que:

• Exista autorización expresa.

• Sea necesario para servicios contratados.

• Se requiera para el cumplimiento de servicios.

• Se trate de entidades con acuerdos de mercadeo conjunto.

• Haya una reestructuración organizacional.

• Sea legalmente requerido.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales en Educación Orientame se regirá por los siguientes principios:

a. Finalidad
b. Libertad
c. Veracidad o calidad
d. Transparencia
e. Acceso y circulación restringida
f. Seguridad
g. Confidencialidad

Parágrafo: En caso de recolección de datos sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

4. DERECHOS DE LAS PERSONAS TITULARES

Los titulares podrán ejercer los siguientes derechos:

a. Acceder gratuitamente a sus datos una vez al mes o cuando haya cambios sustanciales en esta política.
b. Solicitar actualización, rectificación o supresión de los datos.
c. Solicitar prueba de la autorización.
d. Recibir información sobre el uso de sus datos.
e. Presentar quejas ante canales dispuestos o la Superintendencia de Industria y Comercio.
f. Requerir cumplimiento de órdenes oficiales.

Parágrafos:

• El titular o su representante deberá demostrar su identidad.

• Los derechos de menores de edad serán ejercidos por sus representantes legales.

5. DEBERES DE EDUCACIÓN ORIENTAME

5.1 Cuando actúa como Responsable:

• Solicitar y conservar la autorización del Titular.

• Informar finalidades y derechos al momento de recolectar datos.

• Responder sobre el uso de los datos.

• Tramitar consultas y reclamos.

• Aplicar principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.

• Conservar información segura.

• Actualizar y rectificar datos cuando corresponda.

5.2 Cuando actúa como Encargado:

• Verificar que el Responsable tenga autorización para el tratamiento.

• Garantizar el derecho de habeas data.

• Proteger la información con seguridad y confidencialidad.

• Atender reclamos y actualizar información oportunamente.

• Registrar leyendas como “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial”.

• Abstenerse de circular datos bloqueados.

• Permitir acceso solo a personas autorizadas.

• Informar a la SIC sobre violaciones de seguridad.

• Cumplir instrucciones de la SIC.

5.3 Cuando realiza tratamiento a través de un Encargado:

• Suministrar solo datos autorizados.

• Garantizar veracidad y actualización de la información.

• Comunicar novedades al Encargado.

• Informar correcciones.

• Exigir seguridad y confidencialidad.

• Informar si hay una reclamación en curso.

5.4 Deberes ante la Superintendencia:

• Informar sobre violaciones de seguridad.

• Cumplir sus requerimientos e instrucciones.

6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN

Educación Orientame solicitará autorización al titular antes o en el momento de recolectar los datos, indicando su finalidad, por medios técnicos, escritos u orales. Esta autorización será conservada como prueba, y tendrá vigencia razonable según el propósito.

7. AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible entregar esta política al titular, se proporcionará un Aviso de Privacidad que conservará la información básica del tratamiento.

8. LIMITACIÓN TEMPORAL

Educación Orientame solo tratará datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades, conforme a aspectos administrativos, legales y contractuales. Al cumplirse la finalidad, los datos serán eliminados, salvo que deban conservarse por obligación legal o contractual.

9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN

El área de administración de plataformas atenderá peticiones, quejas y reclamos relacionadas con derechos sobre los datos, excepto lo descrito en el literal e) del numeral 4.

Los canales de atención son:

• Correo: administracion@educacionorientame.org

• Teléfono: +57 310 214 4209

• Dirección: Carrera 18 #33A-27, Bogotá – Colombia

El reclamo deberá incluir:

• Identificación de la persona titular

• Descripción de los hechos

• Teléfono, dirección y correo electrónico

• Documentos de soporte

Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación en un plazo de 5 días hábiles. Si no se responde en 2 meses, se entenderá que se desiste. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo remitirá en máximo 2 días hábiles.

Una vez recibido el reclamo completo, se registrará como “reclamo en trámite” en un plazo no mayor a 2 días hábiles. El reclamo será resuelto en máximo 15 días hábiles. Si se requiere más tiempo, se informará al solicitante, y el plazo podrá extenderse hasta 8 días hábiles adicionales.

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013

Conforme al artículo 10, numeral 3 del Decreto 1377 de 2013, Educación Orientame publicará un aviso dirigido a titulares de datos recolectados antes de la vigencia de dicha norma, para informar esta política y cómo ejercer sus derechos.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Educación Orientame implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Esta política fue creada el 12 de septiembre de 2025. Cualquier cambio será informado